법인설립을 할 때, 기업을 설립하는 목적, 조직, 업무 내용 등을 규정해야 하는데 그것이 정관이다. 법인은 특정한 목적을 가지고 사업을 영위하는 단체이고 사업체 운영을 위한 규칙을 정비해야 하는 점에서 개인사업자와 큰 차이를 보이는 것이다. 따라서 법인 정관은 지속적인 검토를 통하여 주주와 이해관계자들의 이익을 위한 전략을 수립할 수 있어야 한다.

그 중에서도 주주와 임직원들에게 발생할 수 있는 세무리스크를 검토하고 통제하기 위해서 검토해야 할 부분에 대해서 구체적으로 설명하고자 한다.

주주총회의 소집통지, 소집통지의 생략에 대한 검토

제 00 조 【주주총회의 소집통지 및 소집통지의 생략】

① 주주총회를 소집할 때에는 그 일시, 장소 및 회의의 목적사항에 관하여 주주총회일의 2주 전에 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 한다.

② 제1항에도 불구하고 주주 전원의 동의가 있을 때에는 소집통지 절차를 생략할 수 있다.

주주총회를 소집할 때에는 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송하여야 하는 것이 원칙이나 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다(상법 제363조 제3항).

자본금 총액이 10억 원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다(상법 제363조 제4항). 검토할 사항으로는 현재의 주주총회의 소집통지 기일을 확인하고 정관으로 단축할 의사가 있는지의 여부를 검토한다. 이때 주주총회의 소집통지를 2주간 전에 할지, 10일 전에 할지 여부를 결정해야 한다.
 

주주총회의 결의방법에 대한 검토

제 00 조 【주주총회의 결의방법】

주주총회의 결의는 법령에 다른 정함이 있는 경우를 제외하고는 출석한 주주의 의결권의 과반수로 하되 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로 하여야 한다.

주주총회의 결의는 출석한 주주의 의결권의 과반수와 발행주식총수의 4분의 1 이상의 수로써 하여야 하는 것이나 정관으로 규정하여 달리 정할 수 있다(상법 제368조 제1항).

검토할 사항으로는 현재의 주주총회 결의방법을 확인하고 정관으로 달리 정할지의 여부를 진단한다. 이때 주주총회의 결의방법을 상법의 원칙대로 할지 정관으로 달리 정할지 여부를 의사결정한다.

서면에 의한 의결권 행사에 대한 검토

제 00 조 【주주총회의 서면에 의한 의결권 행사】

① 본 회사의 주주는 필요한 경우 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사할 수 있다.

② 회사는 제1항의 서면에 의한 의결권 행사가 필요한 경우 총회의 소집통지서에 주주가 서면으로 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 첨부하여야 한다.

회사는 정관이 정한 바에 따라 주주가 총회에 출석하지 아니하고 서면에 의하여 의결권을 행사하게 할 수 있다(상법 제368조의3 제1항). 이 경우 회사는 총회의 소집통지서에 주주가 서면에 의한 의결권을 행사하는 데 필요한 서면과 참고자료를 첨부해야 한다(상법 제368조의3 제2항).

검토할 사항으로는 주주총회에서의 서면결의를 할 것인지의 여부를 진단한다. 이때, 주주총회의 의결권 행사방법을 총회에 출석만으로 할지, 서면에 의한 결의를 가능하게 할지 여부를 결정한다.

이사 및 감사의 수에 대한 검토

제 00 조 【이사 및 감사의 수】

① 본 회사의 이사는 3명 이상 7명 이내로 한다. 다만, 자본금 총액이 10억원 미만인 경우에는 1명 또는 2명으로 할 수 있다.

② 본 회사의 감사는 1명 이상 3명 이내로 한다. 다만, 자본금의 총액이 10억원 미만인 경우에는 감사를 선임하지 아니할 수 있다.

회사의 이사는 3명 이상이 원칙이나 자본금 총액이 10억원 미만인 경우에는 1인으로도 할 수 있으며(상법 제383조 제1항), 감사의 경우에도 자본금 총액이 10억원 미만인 경우에는 두지 아니할 수 있다(상법 제409조 제4항).

자본금 총액이 10억원 미만인 경우 이사를 1명 또는 2명으로 할 수 있으나, 이 경우 상법상 기관인 ‘이사회’가 구성되지 않으므로 상법상 주요한 의사결정을 모두 주주총회로 하여야 한다. 주주총회는 이사회와 달리 복잡하고 까다로운 절차인 점을 고려한다면 이사를 3명 이상으로 하여 이사회를 구성하는 것이 합리적인 의사결정일 수도 있다.

검토할 사항으로는 현재의 이사의 원수를 확인하여 이사회 구성 여부를 확인하고, 이사회 구성 여부에 따른 장단점을 분석하고 진단한다. 이때 이사의 수가 3인 미만이어서 이사회가 구성되지 않은 경우 이사의 수를 3인 이상으로 구성할지 여부를 결정한다.
 

이사의 회사에 대한 책임감면에 대한 검토

제 00 조 【이사의 회사에 대한 책임감면】

① 회사에 대한 이사의 책임은 주주 전원의 동의로 면제한다.

② 회사에 대한 이사의 책임을 이사가 그 행위를 한 날 이전 최근 1년간의 보수액(상여금과 주식매수선택권의 행사로 인한 이익 등을 포함한다)의 6배(사외이사는 3배)를 초과하는 금액에 대하여 면제한다. 다만, 이사가 고의 또는 중대한 과실로 손해를 발생시킨 경우에는 그러하지 아니하다.

이사의 회사에 대한 책임(손해배상)은 주주 전원의 동의로 면제할 수 있으며(상법 제400조 제1항), 정관으로 정하는 바에 따라 회사에 대한 이사의 책임을 이사가 그 행위를 한 날 이전 최근 1년간의 보수액의 6배(사외이사의 3배)를 초과하는 금액에 대하여 면제할 수 있다. 다만, 이사가 고의 또는 중대한 과실로 손해를 발생시킨 경우와 상법에서 규정하는 감면 예외사유에 해당하는 경우에는 정관 규정으로도 감면할 수 없다(상법 제400조 제2항).

여기서 검토할 사항이 있다. 과거 이사와의 소의 제기가 있었는지 여부를 확인하고 회사에 대한 책임을 감면할지 여부를 진단한다. 이때 이사에 대한 책임감면 규정을 설계할지 여부를 의사결정한다.

위와 같은 정관규정을 세세하게 검토하고 나면 정관에 대한 승인을 진행해야 한다. 상법상 전관을 확정하면, 이사회에 소집통지문을 발송해야 한다. 그 후 이사회 실시 및 이사회의사록을 작성하고, 주주총회 소집통지문을 발송한다. 마지막으로 주주총회 실시 및 주주총회 의사록을 작성한다. 이때, 이사회 소집통지문은 회일의 일주일 전에는 이사 및 감사에게 통지를 해야한다. 이사회의 소집통지를 하는 경우, 이사 및 감사 전원의 동의가 있을 때에는 소집절차를 생략할 수 있다. 이 경우 이사회 당일에 이사 및 감사동의서를 받아두는 것이 필요하다.

이사회 의사록을 작성한 다음에는 주주총회 소집통지문을 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 발송해야 한다. 다만, 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있으면 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다(상법 제363조 제4항). 이 경우에는 총주주동의서를 받아두는 것이 필요하다. 주주총회가 개최된 경우에는 주주총회 의사록을 작성해야 함에 유의해야 한다.

주식회사의 원시정관은 공증인의 인증을 받음으로써 효력이 생기는 것이지만, 일단 유효하게 작성된 정관을 변경할 경우에는 주주총회의 특별결의가 있으면 그때 유효하게 정관변경이 이루어지는 것이고, 서면인 정관이 고쳐지거나 변경 내용이 등기사항인 때의 등기 여부 내지는 공증인의 인증 여부는 정관변경의 효력발생에는 아무 영향이 없다. 그래서 설립 이후의 정관은 공증을 받지 않아도 된다(대법원 2006다62362 판결).

또한, 정관변경은 주주총회 특별결의를 거쳐야 하고, 법인은 등기를 통해 회사 정보를 외부에 공개하고 있습니다. 필수적 등기사항 및 변동사항에 대해 등기를 하지 않으면 과태료가 부과될 수 있으므로 주의해야 한다. 정관이 변경된다고 하여 무조건 등기하는 것은 아니다. 정관에 기재된 내용 중 등기부등본에 동일하게 기재된 부분이 변경되었을 경우에만 변경등기를 하면 된다. 구체적으로는 앞의 칼럼에서 소개한 정관의 절대적 기재사항이 변동되는 경우에만 등기를 하면 된다.

곽상빈 변호사/공인회계사/감정평가사
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