최근 컴플라이언스 상 문제와 관련한 내부조사 중 전부 혹은 일부를 기업 법무 부문 내부에서 직접 담당하는 케이스가 늘어나고 있다. 기업 법무 부분의 전문성과 경험, 지식이 축적된 한편, 법무 조직도 다른 기업 내부 조직과 마찬가지로 비용 절감의 압력에서 자유로울 수 없다는 배경이 있을 것이다. 하지만 인하우스에서 대부분의 업무 처리를 하는 경우에도 외부 변호사와 긴밀한 협조 관계를 유지해야 하며, 여러 이유로 외부 변호사가 전담해야 하는 업무 영역도 있음을 유념할 필요가 있다.
외부 변호사의 개입이 필요한 내부 조사, 그렇지 않은 내부 조사의 식별
반드시 외부 변호사가 주도적으로 조사를 진행해야 하는 이유에는 어떤 것이 있는가. 복잡한 법적 이슈가 있어 그 분야에 전문 지식과 풍부한 경험을 갖추고 있는 외부 전문가에 맡길 필요가 있는 경우가 있다. 내부 조사라 하더라도 이미 시작되었거나 개시가 임박한 정부 조사에 대비하여 진행되는 내부 조사의 경우에는 외부 변호사의 조력이 필요하다. 정부 조사의 심각성을 고려하여 전문성을 확보할 필요성이 있을 뿐만 아니라, 정부에 대해서도 제3자이자 전문가인 외부 변호사가 공정성을 확보하여 진행한 조사를 바탕으로 설명, 보고할 필요성이 있기 때문이다. 변호인의 비밀 유지 특권(privilege)도 외부 변호사의 개입 여부를 결정함에 있어 주요 고려 사항 중 하나이다. 비밀 유지 특권의 존재 여부를 판단함에 있어 법무 담당 직원이 개입하면 충분한지, 법무 담당 직원이 변호사 자격을 가질 것을 요구하는지, 아니면 외부 변호사가 개입된 문서, 커뮤니케이션만을 비밀 유지 특권의 보호 대상으로 한정하는지는 조사가 이루어지는 관할권 지역의 법제에 따라 달라진다. 바꾸어 말하면, 해당 법제가 비밀 유지 특권의 적용을 위해서 반드시 외부 변호사의 개입을 요하는 경우에는 조사 개시부터 외부 변호사가 담당할 필요가 있다.
인하우스 법무 부문과 외부 변호사 팀의 협력
내부 조사 대부분의 과정은 인하우스 법무팀과 외부 변호사 팀의 협력으로 이루어지게 된다. 법률 지식과 조사 경험만으로 조사가 순조롭고 성공적으로 진행되는 것은 아니다. 컴플라이언스 위반과 관련된 조사는 비즈니스의 내용과 실태, 조직 내의 인간관계 동학 등을 알지 못하고서는 어려움에 빠지는 경우가 많다. 처음에 컴플라이언스 위반 주장이 제기되고 나서 기초적인 사실 관계를 알아보고 조사 실행 계획을 수립하는 단계에서부터 내부, 외부 변호사의 긴밀한 연계와 협조 하에 조사를 진행해야 한다. 이 과정에서 예산 상의 제약이 있다면 외부 변호사들에게 명확히 설명하는 것이 좋다. 조사의 범위, 방향을 결정한 후, 조사 계획을 수립하는데 필요하면 필요 예산을 예상하여 기재하기도 한다. 하지만 조사 과정에서 새로운 사실을 발견하고 더 심도있는 사실 관계 조사가 필요하다고 판단하여 최초에 예상한 예산보다 더 큰 규모의 비용이 소요되는 경우도 드물지 않다. 이때 중요한 것은 외부 변호사팀과의 긴밀한 커뮤니케이션을 통해 외부 법무 비용의 큰 증가가 있을 경우 미리 협의를 하여 조사의 방향을 결정하는 것이다. 조사의 필요성이 있음에도 불구하고 비용 제약 때문에 범위를 축소하는 것은 바람직하지 않지만, 추가 비용을 최소화하기 위해 내부, 외부 변호사 간 조정은 충분히 가능하기 때문이다.
내부 조사의 파트너를 고르는 방법
특정한 이슈를 주로 담당할 외부 로펌을 결정하는 데에는 여러 고려 사항이 있다. 물론 문제가 되는 특정 컴플라이언스 이슈에 대한 경험과 전문 지식이 있는 팀인지의 여부가 그 고려 사항 중 하나이다. 또 그 이슈가 특정 관할권 지역 (jurisdiction) 만의 문제인지, 그렇지 않으면 회사가 비즈니스를 전개하는 여러 지역에 걸친 문제인지의 여부에 따라, 한 국가에서만 업무를 전개하는 로펌 또는 글로벌 로펌을 선택한다. 후자는 여러 국가에서 동시에 조사를 전개할 때 효율성이 커질 수 있다. 또 포렌식 상의 필요성을 고려하여 로펌의 포렌식 관련 역량, 조직도 검토할 필요가 있다. 내부 조사의 큰 부분을 데이터 수집이 차지하고 있는데, 포렌식 업무를 보조하는 전문가 팀을 따로 고용하는 경우도 많고, 회사에서 이미 사용하고 있는 업체가 있어 그 업체가 조사를 보조하는 경우도 많지만, 로펌과의 커뮤니케이션을 효율적으로 진행하기 위해 로펌 내부에 포렌식 업무를 수행할 전문가가 어느 정도 있는지도 검토하는 것이 좋다.
인하우스에서 유의할 점
조사 과정에서 외부 변호사들과 긴밀히 연결하고 필요시 의견을 구하는 것 외에 유의할 점에는 어떤 것이 있을까. 변호인의 비밀 유지 특권(privilege)의 중요성을 재삼 강조하고 싶다. 인하우스 법무뿐 아니라, 기업 내 비즈니스 사이드 또는 회계법인 등 제3자 전문가들이 조사에 참여하면서 사실 관계 정리 뿐 아니라 나름대로 정리한 법적 결론까지 기록으로 남기는 경우가 있다. 이때 외부 변호사의 검토, 개입이 없으면 잠정적으로 내린 법적 결론이 정부 기관의 요청에 따라 정부 조사 과정 또는 재판 과정에 제출될 가능성이 있다. 따라서 내부 조사 내용을 정리할 때는 사실관계만을 기록하고, 법적인 결론에 대해서는 외부 변호사팀과 상담할 것을 권한다.
팬데믹 시대, 인하우스 법무의 내부 조사
대면 회의를 피하고 주로 재택근무를 진행한 지 6개월 가까이 되어간다. 처음의 우려와는 달리, 비대면으로 많은 업무를 처리한다고 해서 심각한 문제가 생기지는 않았지만, 그렇다고 대면 업무 처리와 똑같은 효율성이 유지되는 것도 아니다. 무슨 말인가 하면, 포렌식으로부터 증언 청취에 이르기까지 비대면 업무처리의 한계가 어느 정도 느껴지고 있기 때문이다. 임직원 인터뷰의 경우에는 일부 참여자의 온라인 환경에 따라 회의가 일시적으로 중단되는 기본적인 문제에 더해, 조사를 진행하는 변호사의 입장에서는 대면 회의에 비해 상대방의 표정, 반응을 읽기가 좀 더 어려워진다는 문제도 있다. 포렌식 과정도 마찬가지이다. 대면 접촉을 최소화한다고 하더라도 포렌식 전문팀이 직접 방문하여 서버나 전자 기기에 데이터 수집 장비를 연결하여 데이터 수집 업무를 진행할 필요가 있는데, 재택근무가 늘어나다 보니 이런 데이터 수집 스케줄이 예전보다는 지연되는 경우도 많다. 실제로 이곳 도쿄에서도 비상조치 선언이 이루어짐으로써 예정되었던 데이터 수집 등이 미뤄진 경우도 있다. 따라서 조사 계획을 수립하고 진행해 나갈 때는 이러한 환경 변화도 고려할 필요가 있다.
인하우스 인력이 전문화되고 경험과 지식이 축적된다는 이야기는 일반론으로서뿐 아니라, 함께 일하는 클라이언트의 인하우스 법무조직이 커지고, 전문성이 커짐에 따라 실제 경험으로 납득하고 있다. 그런 의미에서 내부 조사뿐만 아니라 다른 법무도 외부 변호사팀에 맡기고 최소한의 감독과 협의를 한다기보다는 인하우스 법무와 외부 변호사팀의 협업이라는 의미를 갖게 되었다. 그 협업의 과정에서 효율성을 높이고 조사의 성과를 최대화하기 위해서는 최초의 브레인스토밍부터 조사 진행, 마무리까지 양자의 업무 연계를 긴밀하게 진행할 필요가 있다.
■ 박준연 미국변호사는...
2002년 서울대학교 정치학과를 졸업하고 2003년 제37회 외무고시 수석 합격한 재원이다. 3년간 외무공무원 생활을 마치고 미국 최상위권 로스쿨인 NYU 로스쿨 JD 과정에 입학하여 2009년 NYU 로스쿨을 졸업했다. 2010년 미국 뉴욕주 변호사 자격을 취득한 후 ‘Kelley Drye & Warren LLP’ 뉴욕 사무소에서 근무했다. 현재는 세계에서 가장 큰 로펌 중의 하나인 ‘Latham & Watkins’ 로펌의 도쿄 사무소에 근무하고 있다.
필자 이메일: jun.park@lw.com
